נוהל איתור מוטבים – החוזר החדש

נוהל איתרו עמיתים ומוטבים

כחלק מתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים

לאחרונה פרסם משרד האוצר טיוטא חדשה לנוהל איתרו עמיתים ומוטבים , כחלק מתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים . מטרת החוזר הנה להורות ולהסדיר את נוהל בעלי הזכויות בביטוחי מנהלים  , ביטוחי פרט  , קופות גמל   , קרנות השתלמות , קרנות פנסיה ועוד  .

יש לכם שאלות בנושא איתור מוטבים   ?  איתור ירושות  ?  איתור פוליסותש של הורים ? פנו אלינו עוד היום !

 

 

 

 

ג' באדר ב' התשע"א 9 במרץ 2011

חוזר גופים מוסדיים 2011-23
סיווג: כללי <טיוטה>

נוהל איתור עמיתים ומוטבים – טיוטה שנייה

בתוקף סמכותי לפי תקנות 2, 3, ו-4 לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (איתור עמיתים ומוטבים), התשס"ט-2009 (להלן – התקנות), סעיפים 39(ב) ו- 40 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005 (להלן – חוק הפיקוח על קופות גמל), סעיף 2(ב) לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ביטוח), התשמ"א-1981 (להלן – חוק הפיקוח על הביטוח), סעיף 31 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (עיסוק בייעוץ פנסיוני ובשיווק פנסיוני), התשס"ה-2005, ולאחר התייעצות עם הועדה המייעצת, הריני להורות כדלקמן:

1. כללי

חוק הפיקוח על קופות גמל קובע, בין היתר, כי בניהול נכסי קופת גמל, במתן שירות לעמיתיהן ובמילוי שאר תפקידיה לפי הוראות החוק, תפעל חברה מנהלת באמונה ובשקידה לטובת כל עמית, תנהג בזהירות וברמת מיומנות שנאמן מיומן היה נוהג בהן בנסיבות דומות, ותנקוט את כל האמצעים הסבירים לשם שמירה על נכסי קופות הגמל שבניהולה ועל הזכויות הנובעות מנכסים אלה (להלן – חובת הנאמנות).

חובת הנאמנות והחובה לשמור על עניינם של עמיתי קופות הגמל וכן החובה לשמור על עניינם של המבוטחים מחייבת גופים מוסדיים לשמור על קשר שוטף ורציף עם כל העמיתים והמבוטחים שאת כספיהם הם מנהלים, במטרה לאפשר להם לקבל החלטות מושכלות בזמן אמת באשר לכספם. לעיתים, מתעוררים מצבים בהם הקשר בין גוף מוסדי לבין עמית או מבוטח משתבש או אף מנותק, מסיבות שונות, לרבות פטירת העמית, ועל הגוף המוסדי לדאוג ליצור קשר עם העמית או המבוטח וכן עם המוטב, לפי העניין.

בעניין זה קובע סעיף 24 לחוק הפיקוח על קופות גמל כי שר האוצר רשאי לקבוע הוראות לעניין הצעדים והפעולות שעל חברה מנהלת לנקוט לשם איתור עמיתים שהקשר עמם נותק ולשם איתור מוטבים לאחר מותו של עמית. מרבית הוראות התקנות בעניין זה הוחלו גם על מוטבים של עמיתים או של מבוטחים, לפי העניין, וכן נקבעו הוראות נוספות לעניין זה, הנוגעות למוטבים בלבד. כמו כן, נקבעה הוראה לפיה גוף מוסדי יפעל בשקידה סבירה

לאיתור עמיתים, מבוטחים או מוטבים.

לצורך הבטחת יישום שוטף ותקין של הוראות התקנות ומכוח הסמכויות הכלליות הניתנות לממונה על שוק ההון, ביטוח וחסכון במשרד האוצר בחוק הפיקוח על קופות גמל ובחוק הפיקוח על הביטוח, הוסמך הממונה לקבוע הוראות משלימות לעניין זה. הוראות אלה מוסדרות במסגרת חוזר זה.

  1. 2. מטרה

מטרת חוזר זה היא יצירת מנגנון אפקטיבי וישים אצל גופים מוסדיים, לאיתור עמיתים שהקשר עימם נותק ולאיתור מוטבים לאחר מותו של עמית, וכן יידוע העמיתים או המוטבים כי קיימים כספים להם הם זכאים.

  1. 3. פעולות לעדכון נתונים אודות עמיתים

גוף מוסדי יפנה למרשם האוכלוסין במשרד הפנים, כאמור בתקנה 2 לתקנות, לצורך אימות פרטי הזיהוי הבסיסיים אודות העמיתים שאת כספיהם הוא מנהל. הפניה כאמור תכלול התחברות למאגר המידע שברשות מרשם האוכלוסין בשיטת "ניהול אוכלוסייה".

גוף מוסדי יקבע נוהל פנימי לעדכון פרטי הזיהוי הבסיסיים לאחר קבלת הנתונים אודות העמיתים ממרשם האוכלוסין, בתוך עשרים ימי עסקים ממועד קבלתם. הגוף המוסדי יעדכן את מען העמית רק בהתקיים אחד מאלה:

3.1.    המען של העמית אינו מופיע ברשומות הגוף המוסדי.

3.2.    עמית שתכתובת הדואר שנשלחה אליו עונה על הגדרת דואר חוזר בתקנות.

3.3.    כתובתו של העמית עודכנה בהתאם לאחד המקרים המפורטים בסעיפים 3.1 ו- 3.2.

  1. 4. קביעת נוהל עבודה לאיתור עמיתים שהקשר עימם נותק

גוף מוסדי יקבע נוהל עבודה מפורט (להלן – הנוהל) לגבי הפעולות שבהן ינקוט ל

איתור כלל העמיתים שהקשר עמם נותק, לרבות הדרך והמועדים לביצוע כל אחת מפעולות אלה. במסגרת הנוהל יכלול גוף מוסדי, בין היתר, את הפעולות המפורטות בפסקאות 3(א)(1) ו-(4) לתקנות. נוהל של גוף מוסדי יכלול פנייה לעמית שהקשר עמו נותק בכל מקרה בו קיבל כתובת עדכנית של העמית, אשר תכלול הבהרה כי קיים חשבון על שם העמית אצל הגוף המוסדי ללא ציון גובה היתרה הצבורה בו, וכן בקשה מהעמית ליצור קשר עם הגוף המוסדי בהקדם באחת מן הדרכים שיפורטו במסגרת הפנייה.

  1. 5. קביעת נוהל עבודה לאיתור מוטבים לאחר שנודע לגוף מוסדי על פטירת עמית

גוף מוסדי יקבע נוהל עבודה מפורט לגבי הפעולות שבהן ינקוט לאיתור מוטבים של עמיתים שנפטרו לרבות הדרך והמועדים לביצוע כל אחת מפעולות אלה. במסגרת הנוהל יכלול גוף מוסדי, בין היתר, את הפעולות המפורטות בתקנות משנה 4(א) ו-(ב) לתקנות. נוהל של גוף מוסדי יכלול פנייה למוטב בכל מקרה בו קיבל כתובת עדכנית של המוטב, ופנייה לכתובתו של העמית שנפטר כאמור בתקנות 4(א)(2) ו-4(ב)(1), אשר יכללו:

5.1.    הבהרה כי קיים חשבון על שם העמית שנפטר אצל הגוף המוסדי ללא ציון גובה היתרה הצבורה בו.

5.2.    בקשה מהמוטב ליצור קשר עם הגוף המוסדי בהקדם באחת מן הדרכים שיפורטו במסגרת הפנייה.

5.3.    פירוט הליך בדיקת זכאותם של המוטבים לכספים אשר יבצע הגוף המוסדי, לרבות פירוט הטפסים שעל המוטבים למלא, וכן הסבר כיצד הם יכולים לקבל טפסים אלה (באמצעות פניה לגוף המוסדי, אתר האינטרנט של הגוף המוסדי וכדומה), וכן פירוט של כל המסמכים שעל המוטבים להעביר לגוף המוסדי (צילום תעודת זהות וכדומה).

  1. 6. חובות המוטלות על בעל רישיון

6.1.    פנה גוף מוסדי אל בעל רישיון בעניין עמית שהקשר עמו נותק, או בעניין עמית שנפטר, כאמור בפסקאות משנה 3(א)(1)(א), 4(א)(2)(ג) ו- 4(ב)(3)(ג) לתקנות, ימסור בעל הרישיון לגוף המוסדי את הפרטים שנתבקש למסור, ככל שאלה נמצאים ברשותו, בתוך 25 ימי עסקים.

6.2.    פנה גוף מוסדי אל בעל רישיון כאמור, יודיע בעל הרישיון לעמית או למוטבים לגביהם פנה הגוף המוסדי כאמור, ככל שפרטי ההתקשרות עם המוטבים מצויים בידיו וככל שהצליח ליצור קשר עם המוטבים לפי פרטי התקשרות אלו, כי קיימים כספים אצל הגוף המוסדי האמור על שם העמית או על שם העמית שנפטר, לפי העניין, אשר קיים חשש כי הם אינם מודעים לקיומם.

6.3.    פנה גוף מוסדי אל בעל רישיון בעניין עמית שנפטר כאמור, וסבר בעל הרישיון כי עשויים להיות מוטבים נוספים ופרטי ההתקשרות איתם מצויים בידיו, יודיע להם כי קיימים כספים אצל הגוף המוסדי האמור על שם העמית שנפטר, אשר קיים חשש כי הם אינם מודעים לקיומם.

7. תיעוד

7.1.    גוף מוסדי ישמור תיעוד של כל הפעולות בהן נקט לאיתור העמיתים שהקשר עימם נותק ולאיתור כל אחד מהמוטבים במסגרת הנהלים שייקבע כאמור בסעיפים 4 ו-5 לעיל, לרבות תיעוד של כל פניותיו לגורמים שונים לצורך איתור המוטבים או העמיתים ותגובותיהם לפניות אלה.

7.2.    גוף מוסדי ישמור העתק מכל הנהלים שייקבע כאמור בסעיפים 4 ו- 5, לרבות כל שינוי שנעשה בהם.

8. כללים ליידוע האפוטרופוס הכללי בדבר קיומם של כספים של עמיתים שהקשר עמם נותק ושל עמיתים שנפטרו

8.1.    גוף מוסדי יעביר לידי האפוטרופוס הכללי בתחילת הרבעון שלאחר הרבעון בו עברו 9 שנים מהמועד בו נותק הקשר עם עמית או מהמועד בו נודע לגוף המוסדי כי נפטר עמית והגוף המוסדי לא הצליח ליצור קשר עם העמית או עם המוטבים, לפי העניין, את מלוא הפרטים שברש

ות הגוף המוסדי אודות חשבון העמית, בקובץ שבו טבלאות כמפורט בנספח 1 להלן.

8.2.    הצליח גוף מוסדי ליצור קשר עם עמית או מוטב לאחר העברת הכספים המצויים בחשבון העמית או בחשבון העמית שנפטר, לפי העניין, אל האפוטרופוס הכללי, יָפנה אליו את העמית או המוטב, לפי העניין, וימסור לעמית או למוטב את כל פרטי המידע לגבי החשבון אשר נמסרו לאפוטרופוס, כאמור בסעיף 8.1 לעיל.

  1. 9. נוהל דיווח תקופתי לממונה

גוף מוסדי ישלח לממונה דיווח שנתי ממוכן אודות עמיתים שהקשר עימם נותק וכן אודות עמיתים שנפטרו, כמפורט להלן:

9.1.    קובץ Excel אשר באמצעותו יש להגיש את הדיווח (להלן – קובץ הדיווח) יוצג באתר האינטרנט של אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון (להלן – האתר).

9.2.    דיווח המכיל נתונים במתכונת של נספחים 2(א), (ב) ו-(ג) ו-3 להלן (להלן – הדיווח) יוגש לממונה אחת לשנה, ולא יאוחר מיום ה-30 ביוני לגבי השנה שחלפה, באמצעות קובץ אלקטרוני לכתובת: pikuach@mof.gov.il.

9.3.    לפני כל הגשת דיווח כאמור בסעיף קטן (ב), יש להוריד מהאתר קובץ דיווח מעודכן. לא יתקבל קובץ סרוק או מועתק משנה אחרת, קובץ שנבנה באופן עצמאי או קובץ PDF.

9.4.    מועד קבלת הדיווח ייחשב המועד בו התקבל דיווח תקין במערכת.

9.5.    שם הדיווח, שיוגש כקובץ,  יהיה כדלקמן: xamitim_xxxxxxxxx_2010.xls כאשר:

1)          x מציין את האות הראשונה – p/g/b  בהתאם לפירוט הבא:p – עבור חברה מנהלת של קרנות פנסיה.

g – עבור חברה מנהלת של קופות גמל.b – עבור חברות ביטוח.

2)          לאחר האות הראשונה וברצף תבוא המילה amitim.

3)          xxxxxxxxx – מציין את מספר הז

יהוי של החברה.

4)          שנת הדיווח.

5)          סיומת הקובץ תהיה xls.

לדוגמה: שם קובץ של חברה מנהלת של קופות גמל בגין דיווח עבור שנת 2010:

gamitim_123456789_2010.xls

 

  1. 10. פעולות שוטפות שיינקטו על-ידי גוף מוסדי

לצורך הבטחת יישום שוטף ותקין של הוראות חוזר זה, ינקוט הגוף המוסדי בפעולות הבאות:

10.1.דירקטוריון גוף מוסדי:

א.         ימנה גורם שיהיה אחראי ליישום הוראות הנוהל והוראות התקנות וחוזר זה.

ב.         יקיים דיון תוך 120 ימים מיום התחילה, לצורך אישור הנהלים כאמור בסעיפים 4 ו- 5.

ג.          יקיים מידי שנתיים לפחות דיון בדבר עמידתו בכל דרישות התקנות וחוזר זה ובדבר יישומם.

10.2.גוף מוסדי:

א.         יבדוק מידי שלוש שנים לפחות, במסגרת תכנית הביקורת השנתית, את ביצוע הנוהל ועמידתו בכל דרישות התקנות וחוזר זה.

ב.         יצמצם ויגביל את ההרשאות לביצוע פעולות כלשהן בחשבונות העמיתים שהקשר עמם נותק ובחשבונות עמיתים שנפטרו, למעט פעולות מסוימות שאותן אישר בכתב האחראי ליישום הוראות הנוהל והוראות התקנות וחוזר זה.

10.3.פרסום באתר האינטרנט של גוף מוסדי:

א.         בממשק אשר יפורסם באתר האינטרנט של הגוף המוסדי, כאמור בתקנה 3 לתקנות, תעשה הבדיקה, נוסף על הקשת מספר תעודת זהות, גם באמצעות תאריך הנפקת תעודת הזהות האחרונה של העמית.

ב.         יובהר כי אם גוף מוסדי הצליח ליצור קשר עם עמית שהקשר עימו נותק או אם הגוף המוסדי לא נדרש עוד לבצע פעולות לאיתור מוטבים כאמור בתקנה 4, לפי העניין, יסיר הגוף המוסדי את הנתונים לגבי העמית או העמית שנפטר כאמור, מממשק המשתמש באתר האינטרנט שלו, בתוך 10 ימי עסקים מהיום בו נוצר הקשר כאמור או מהמועד בו הגוף המוסדי לא נדרש עוד לבצע פעולות כאמור, לפי העניין.

ג.          אתר האינטרנט של גוף מוסדי יעודכן בתחילת כל רבעון על סמך הנתונים המעודכנים אצל הגוף המנהל.

ד.         בסמוך לממשק יציג הגוף המוסדי באתר האינטרנט שלו הסבר לגבי הממשק, לרבות התדירות בה מעודכן הממשק ומאפייני העמיתים והמוטבים אשר ניתן לקבל לגביהם מידע באשר לכספים להם הם זכאים.

ה.         הממשק יופיע באופן בולט ובמיקום מרכזי באתר האינטרנט של הגוף המוסדי.

ו.          גוף מוסדי יעביר לממונה סטטיסטיקות לגבי השימוש בממשק באתר האינטרנט של הגוף המוסדי, כאמור בנספח 3 להלן.

 

  1. 11. תחולה

הוראות חוזר זה יחולו על כל הגופים המוסדיים, ועל בעל רישיון, כהגדרתו בתקנות, לפי העניין.

 

  1. 12. תחילה החוזר

12.1.          תחילתו של חוזר זה ביום תחילתן של תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (איתור עמיתים ומוטבים), התשע"א-2011.

12.2.          על אף האמור בסעיף 12.1 לעיל, הגוף המוסדי יבצע את האמור בסעיפים 4 ו-5 בחוזר זה תוך חודש ימים ממועד תחילתו של חוזר זה.

13. ביטול תוקף

13.1.          חוזר ביטוח 10/2003 – בטל.

13.2.          הכספים המושקעים בקרן המיוחדת שהוקמה בהתאם לסעיף ג(2) לחוזר ביטוח 10/2003 יועברו למסלול הכללי או כל מסלול אחר אשר יחליפו לפי דין.

עודד שריג

הממונה על שוק ההון ביטוח וחסכון

תודה על הפניה לאתר הכלכלן !האתר נמצא בבעלות פרטית מלאה והשירותים בו כרוכים בתשלום . אנא השאירו פרטי התקשרות ונציג מקצועי יחזור אליכם בהקדם. מספר הטלפון שלנו לשירות בתשלום בלבד 058-4363632

מופעל ע"י Fast Secure Contact Form